top of page
AdaptingLogo_png1 (1).png

Unser Blog - time to adapt - 

Spannende News zu Themen wie Digitalisierung, Technische Gebäudeausrüstung, Elektroplanung, BIM und vielen mehr.

DSC01362.JPG

ISO 9001- Zertifizierung für Qualitätsmanagement im Planungsbüro

Autorenbild: AdaptING GmbHAdaptING GmbH

Aktualisiert: 10. Jan.

„Wir sind ISO9001 qualifiziert!“ – Cool, aber was bedeutet das eigentlich?

Das wollen wir euch in diesem Blogbeitrag näherbringen. Dabei geben wir auch eine kleine Checkliste mit, an die ihr euch halten könnt, falls eure ISO9001 Zertifizierung bevorsteht. Außerdem erklären wir welche Vorteile die Zertifizierung für ein Unternehmen mit sich bringt und wer euch bei der Vorbereitung unterstützen kann.



Was ist ISO 9001?


ISO 9001 ist die Kurzform für die Norm "DIN EN ISO 9001". Mit dieser Norm werden die Anforderungen an Qualitätsmanagementsysteme (QMS) festgelegt. Die ISO 9001 hilft Unternehmen dabei, ihre internen Abläufe zu optimieren und dadurch Qualität auf höchstem Niveau zu bieten. Das heißt, sie unterstützt Firmen dabei, Prozesse und Strukturen so zu gestalten, dass Produkte oder Dienstleistungen dauerhaft in hoher Qualität angeboten werden. Die Kundenzufriedenheit steht dabei im Sinne der Norm für das Unternehmen immer im Mittelpunkt.


Konzept: Erstmal sollte das Unternehmenden Bedarf für ein QMS und dessen Umfang analysieren. Dazu gehört zu prüfen, welche Ressourcen bereits vorhanden sind und ob externe Beratung notwendig sein könnte. Unsere Empfehlung: Ein:e erfahrene:r Berater:in kann den Prozess deutlich beschleunigen. Im ersten Moment mag der Berater teuer wirken, jedoch spart er Zeit und damit Personalkosten für Mitarbeitende, die sich ohne Vorwissen genau dieses Wissen aneignen müssen.

Nicht alle Kapitel der ISO 9001 sind für jedes Unternehmen gleichermaßen relevant. Es ist entscheidend, die für das eigene Unternehmen wesentlichen Normkapitel zu identifizieren. Auch hier kann ein erfahrener Berater helfen. Ein Dienstleistungsunternehmen hat hier klassischerweise andere Anforderungen als ein produzierendes Unternehmen.


ISO 9001 Zertifizierung
ISO 9001 Zertifizierung

Vorgang


  1. Unternehmenshandbuch aktualisieren

Die regelmäßige Aktualisierung des Unternehmenshandbuchs ist ein sehr hilfreicher Baustein für die ISO 9001-Zertifizierung, aber auch für das dahinterstehende Qualitätsmanagementsystem (QMS). Denn das Unternehmenshandbuch enthält einige wichtige Aspekte, die für das QMS von Bedeutung sind und dessen normkonforme Einführung beschleunigen. Beispielsweise ein Organigramm, Prozessbeschreibungen oder Risikoanalysen. Zudem erleichtert ein aktuelles Handbuch die Mitarbeiterschulung und sichert die erfolgreiche Vorbereitung auf Audits. Es trägt zur kontinuierlichen Verbesserung bei und ist ein wichtiger Baustein, um den Zertifizierungsstandard aufrechtzuerhalten.


  1. Chancen und Risiken erkennen

Es ist wichtig mögliche Chancen und Risiken innerhalb und außerhalb des eigenen Unternehmens frühzeitig zu erkennen, damit einem diese sowohl in den Audits für die ISO 9001 Zertifizierung als natürlich auch im normalen Unternehmensalltag nicht auf die Füße fallen. Aus den Ergebnissen dieser Analysen müssen konkrete Handlungsvorschläge abgeleitet werden. Es ist genauso wichtig Handlungsvorschläge in einem festgelegten Zeitraum zu realisieren und deren Effekte zu prüfen. In einem Audit werden diese Analysen definitiv abgefragt. Hier sollte man darlegen können, dass KVP für das Unternehmen kein Fremdwort ist, sondern das der kontinuierliche Verbesserungsprozess gelebt wird und für jedes erkannte Probleme eine konkrete Lösungen existiert. Sowohl die SWOT- Analyse (Strengths=Stärken, Weaknesses=Schwächen, Opportunities=Chancen, Threats= Risiken) als auch die FMEA-Analyse (engl. Failure Mode and Effects Analysis) bieten sich hierbei an.


  1. Qualitätspolitik festlegen

Dabei sollte sich das Unternehmen verbindlich zu Qualität und kontinuierlicher Verbesserung verpflichten und sich immer folgende Fragen stellen:

  • Was bedeutet Qualität für uns?

  • Wie wollen wir Qualität umsetzen?


  1. Qualitätsziele ableiten

Aus den Ergebnissen von Schritt 3 sollten Qualitätsziele abgeleitet werden. Diese sollten messbar und bewertbar innerhalb eines festgelegten Zeitraums sein um sie stetig überprüfen zu können und ggf. im Laufe der Zeit anpassen zu können. Bei der ersten Einführung eines QMS kann der Begriff Qualitätsziele sehr abstrakt wirken, wenn man dabei aber von Unternehmenszielen spricht, wird es in der Regel leichter diese aufzustellen.


  1. Unternehmensumwelt festlegen

Es ist sinnvoll eine Übersicht über alle Stakeholder bzw. "interessierten Parteien" - z.B. Mitarbeitende, Banken, Lieferanten, Subunternehmer usw. zu führen und deren Erwartungen ans Unternehmen festzuhalten. So kann das Qualitätsmanagement auch nochmal aus Kundensicht betrachtet werden und ggf. können Anpassungen vorgenommen werden.

 

  1. Erstellung eines Organigramms

Mithilfe eines Organigramms wird eine Übersicht über die Kompetenzen jedes Mitarbeitenden dargestellt. Dabei wird auf Verantwortlichkeiten und Fähigkeiten eingegangen.


  1. Erstellung einer Prozesslandkarte und Prozessabläufe

Danach werden alle Prozesse im Unternehmen in der Prozesslandkarte grafisch dargestellt (Darstellung wie wir Kundenzufriedenheit erreichen und wie Kernprozesse, Support- und Managementprozesse aufgegliedert sind). Danach werden die einzelnen Prozesse beispielsweise mit einem Flussdiagramm und entsprechenden Erläuterungen definiert.




Wer/Was überprüft das Qualitätsmanagement?


  1. Berater

Wie bereits weiter oben gesagt: ein:e erfahrene:r Berater:in spart durchaus Personalkosten und kann dazu mit seinem Wissen unterstützen, was sich niemand zusätzlich aneignen muss. Außerdem können interne Audits durchgeführt werden, die einerseits das neu eingeführte QMS initial überprüfen und auf die Auditierung vorbereiten.


  1. Institution

Wenn das interne Audit erfolgreich war und die auditierende Person die Zertifizierungsreife feststellt, kann eine entsprechende Zertifizierungsstelle kontaktiert werden, damit das QMS nach der ISO 9001 zertifiziert werden kann. Es gibt im Netz einschlägige Übersichten über sogenannte akkreditierte Stellen, welche die Zertifizierung durchführen. Bringt dabei auf jeden Fall Zeit mit, denn der Prozess der Terminfindung kann unter Umständen eine Weile dauern.

 

  1. Auditor

Nachdem der Antrag auf die Zertifizierung gestellt wurde, muss dieser mithilfe von Audits nach den Normkapiteln überprüft werden. Dazu werden verschiedene Audits mit Mitarbeiter:innen im Unternehmen geführt, bei denen sich der oder die Auditor:in davon überzeugt, dass alle Prozesse im Unternehmen definiert sind.

 

Unser Tipp:

Ein Qualitätsmanagementhandbuch ist in der DIN EN ISO 9001:2015 nicht mehr vorgeschrieben, auch kein QM-Beauftragte:r, aber beides ist sinnvoll. Das QMH bietet eine gute Übersicht und ist ein zentraler Punkt für die einzelnen Aspekte des QMS. Ein:e QM-Beauftragte:r ist sinnvoll, da so eine Person die Einführung anleitet und interner/externer Ansprechpartner:in ist.




Was bringt Unternehmen eine ISO9001 Zertifizierung?


 Eine ISO 9001 Zertifizierung bietet einem Unternehmen zahlreiche Vorteile, die sich sowohl intern als auch extern positiv auswirken können. Hier sind einige wichtige Vorteile:


Verbesserte Effizienz und Prozesse

Die ISO 9001 fördert das Verständnis und die Dokumentation von Prozessen. Dies führt zu klareren Arbeitsabläufen und einer besseren Organisation. Effiziente Prozesse bedeuten weniger Fehler und eine höhere Produktivität.


Kundenzufriedenheit

Durch die konsequente Einhaltung von Qualitätsstandards wird die Kundenzufriedenheit gesteigert. Die ISO 9001 fordert, dass die Anforderungen der Kunden im Mittelpunkt stehen, was zu besseren Produkten und Dienstleistungen führt.


Wettbewerbsvorteil

In vielen Branchen wird eine ISO 9001 Zertifizierung als Qualitätsnachweis angesehen. Unternehmen, die diese Zertifizierung haben, können sich besser gegen Wettbewerber behaupten und leichter Zugang zu bestimmten Märkten oder Ausschreibungen erhalten, in denen eine solche Zertifizierung vorausgesetzt wird.


Risikomanagement

ISO 9001 fordert, dass Risiken im Unternehmen systematisch identifiziert und minimiert werden. Dies trägt zur Stabilität des Unternehmens bei, da potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und angegangen werden.


Mitarbeitereinbindung und -motivation

Ein strukturiertes Qualitätsmanagementsystem verbessert oft das Verständnis der Mitarbeiter:innen für ihre Rolle im Unternehmen und fördert ihre Einbindung. Klar definierte Prozesse und Verantwortlichkeiten können die Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation steigern.


Kontinuierliche Verbesserung

Ein zentrales Prinzip der ISO 9001 ist die kontinuierliche Verbesserung. Unternehmen werden dazu ermutigt, ihre Prozesse regelmäßig zu überprüfen und zu optimieren, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.


Erfüllung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen

Die ISO 9001 hilft Unternehmen, sicherzustellen, dass sie gesetzliche und regulatorische Anforderungen einhalten. Dies minimiert rechtliche Risiken und schafft Vertrauen bei Kund:innen und Partner:innen.



Zusammengefasst ermöglicht die ISO 9001 Zertifizierung Unternehmen eine systematische, effiziente und kundenorientierte Arbeitsweise. Sie trägt zur Steigerung der Qualität, Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit bei und ist in vielen Branchen ein wichtiger Erfolgsfaktor.



Fazit


Eine ISO 9001 Zertifizierung ist weit mehr als nur ein formaler Nachweis für Qualität – sie ist eine strategische Investition in die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens. Durch die Einführung eines klar strukturierten Qualitätsmanagementsystems werden Prozesse effizienter, Risiken minimiert und die Kundenzufriedenheit gesteigert. Die Zertifizierung stärkt nicht nur die interne Organisation, sondern bietet auch erhebliche Wettbewerbsvorteile auf nationalen und internationalen Märkten. Unternehmen, die kontinuierliche Verbesserung und Qualität ernst nehmen, schaffen damit die Grundlage für nachhaltigen Erfolg und Vertrauen bei Kund:innen, Partner:innen und Mitarbeiter:innen.

38 Ansichten1 Kommentar

Aktuelle Beiträge

Alle ansehen

1 Comment


fiebig
Oct 15, 2024

Vielen Dank für die gute Zusammenfassung der wichtigtsen Meilensteine zur Erstzertifizierung nach 9001. Ich wünsche Ihnen weiterhin eine erfolgreiche Zeit und viele spannende Projekte.

Like

Impressum        Datenschutz        

Firmensitz:

Leipzig

Registeramt: 

HRB 38928

© Copyright 2024 by AdaptING GmbH

Kontakt:

bottom of page